GDPR naleven als student: 

Beroepsgeheim, recht op privacy en (intellectueel) eigendomsrecht

Studenten zullen de geheimhouding en de grootste discretie met de bewoners, de werknemers, de familie en de bezoe­kers in acht nemen.  Zij mogen volstrekt niets bekend maken van wat zij vernemen over de bewoners, de behandeling of de identiteit van de bewo­ners, ook niet na het beëindigen van de stageovereenkomst.

De studenten hebben tevens de verplichting om bij het uitoefenen van de functie geen gegevens vrij te geven aan anderen dan diegenen die gerechtigd zijn er kennis van te nemen.

Materiaal van de voorziening mag enkel voor de voorziening gebruikt worden, tenzij mits uitdrukkelijke toestemming van de directie.

De studenten zijn gehouden het recht op privacy van de bewoners te respecteren. Dit recht omvat het recht op gegevensbescherming. De studenten behandelen de persoonsgegevens van bewoners volgens het “Privacybeleid VZW Zorg-Saam Zusters Kindsheid Jesu.

 

POLICY GEBRUIK VAN DIGITALE EN MOBIELE MEDIA (sociale media[1], internet, email en mobiele apparaten of dragers)

 

Deze gedragscode is van toepassing op alle medewerkers en studenten van de voorziening en dit zowel tijdens de uren, als tijdens de vrije tijd. De specifieke bepalingen inzake controle van het gebruik van de digitale media vinden enkel toepassing tijdens de arbeidsuren.

 

Studenten zijn steeds persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud van de informatie die zij verspreiden op hun eigen sociale media.

Studenten kunnen niet spreken namens de stageplaats omdat zij hiertoe niet gemachtigd zijn. Studenten die in eigen naam spreken op sociale media waarbij een link zou kunnen gelegd worden met de werkgever  vermelden uitdrukkelijk dat zij in eigen naam spreken.

  1. Toegang tot digitale media tijdens de arbeidsuren

De toegang tot internet tijdens de stage uren is in principe enkel voor professioneel gebruik. Tijdens de uitvoering van de stageovereenkomst is het aan de werknemers dan ook niet toegestaan om gebruik te maken van bedoelde digitale media.

Enkel de directie of medewerkers die hiervoor de goedkeuring kregen van hun diensthoofd mogen er gebruik van maken indien het werk gerelateerd is.

  1. Gebruik digitale media

Wanneer het gebruik van de digitale media op de werkvloer is toegestaan, alsook op andere ogenblikken waarop de student vrij over zijn tijd kan beschikken, dient de student erover te waken dat hij bedoelde internettoepassingen te goeder trouw hanteert.

In het bijzonder wenst de stageplaats volgende principes als richtlijnen voorop te stellen (die tevens opgenomen zijn als wettelijke verplichtingen van de werknemer):

(onderstaande opsomming is niet limitatief)

  • De student dient er zich van te onthouden fabrieksgeheimen, zakengeheimen, auteursrechtelijk beschermde gegevens, vertrouwelijke en persoonlijke gegevens betreffende de werkgever, klanten, leveranciers of medewerkers, waarvan hij in de uitoefening van zijn/haar beroepsarbeid kennis kan hebben, bekend te maken;
  • De student dient er zich van te onthouden daden van oneerlijke concurrentie te verrichten of daaraan mee te werken;
  • De student dient er zich van te onthouden handelingen te stellen en/of meningen te verkondigen die de werkgever schade berokkenen of kunnen berokkenen;
  • De student dient zich te onthouden van het doorsturen van berichten die als een aantasting van iemands menselijke waardigheid kunnen beschouwd worden. Bij wijze van voorbeeld, berichten die door de bestemmeling kunnen ervaren worden als: racistisch, discriminerend (op basis van geslacht, seksuele geaardheid, godsdienst, afkomst, handicap,…) seksueel intimiderend;
  • De student dient zich te onthouden van  het consulteren van erotische of pornografische sites, zelfs indien het gaat om wettelijk toegelaten publicaties;
  • De student dient zich te onthouden van het deelnemen aan kettingbrieven;
  • De student dient zich te onthouden van het doorsturen (“forwarding”)van berichten zonder dat hiertoe een professionele noodzaak is;
  • De student dient zich te onthouden van het doorsturen of downloaden van bestanden ongeacht het  onderwerp waarover zij handelen;
  • De student dient er zich van te onthouden persoonsgegevens betreffende de bewoners, werkgever, partners van de stageplaats, klanten, leveranciers of medewerkers (dit omvat beeld- en videomateriaal) openbaar te maken op sociale media, tenzij de betrokkene expliciet toestemming heeft gegeven.
  1. Correct gebruik van mobiele media (apparaten of dragers, bv smartphone, tablet, usb stick, …)

De student engageert zich om alle informatie betreffende de bewoners te bewaren in het bewonersdossier. Elke export van gegevens kan enkel na het bekomen van de expliciete toestemming van een hiërarchisch overste, in overleg met de veiligheidsconsulent.

Elke overdracht van informatie naar een mobiele gegevensdrager of via een elektronisch uitwisselingskanaal zoals e-mail, dient te gebeuren met aandacht voor de veiligheid van de informatie, zoals het gebruik van wachtwoorden op de gegevensdragers en encryptie van gevoelige persoonsgegevens.

Voorafgaandelijk aan de opslag van persoonsgegevens op het internet (cloud toepassingen zoals Dropbox of Wetransfert), kan enkel na de goedkeuring van een hiërarchisch overste in samenspraak met de veiligheidsconsulent. De opslag van persoonsgegevens op het internet kan enkel nadat de gegevens werden geëncrypteerd (alternatief: vercijferd) en afgeschermd worden met een sterk wachtwoord.

De student draagt zorg voor alle apparatuur dat verstrekt wordt door het WZC en houdt zich hierbij aan de specifieke gedragslijnen die aan het gebruik van deze apparatuur gekoppeld zijn, zoals het operationeel houden van anti-malware software. De student installeert geen extra software op het toestel zonder toestemming van de ICT verantwoordelijke. Toestellen die gebruikt worden in de context van de zorg, zoals tablets, mogen enkel worden gekoppeld aan het zorgnetwerk.

  1. Toezicht en controle gebruik tijdens de arbeidsuren

VZW Zorg-Saam Zusters Kindsheid Jesu, respecteert de privacy van haar student. Toch zullen een aantal controlemaatregelen genomen worden.

Dit gebeurt om volgende doelstellingen:

  1. om de goede werking van de digitale of mobiele media te verzekeren.
  2. ter voorkoming van ongeoorloofde of lasterlijke feiten of feiten die de waardigheid van een persoon in het gedrang kunnen brengen;
  3. ter bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming;
  4. garanderen dat de persoonlijke gegevens van bewoners en personeel op een correctie manier verwerkt worden binnen het WZC, met andere woorden het respecteren van de regelgeving over privacy en informatieveiligheid;
  5. de naleving van deze policy of de instructies die eruit voorvloeien.

VZW Zorg-Saam Zusters Kindsheid Jesu, zal in haar controles niet verder gaan dan wat evenredig is voor het verwezenlijken van bovenvermeldde doelstellingen.

De directie zal alle nodige controlemaatregelen nemen die nodig zijn om de goede werking te verzekeren. Dit kan een controle vergen van de digitale verrichtingen van de werknemer.

In principe zullen deze gegevens niet ingekeken worden vermits de screening gebeurt d.m.v. aangepaste software. Wanneer gegevens toch worden ingekeken, wordt de vertrouwelijkheid door de netwerkbeheerder gegarandeerd.

Controle gebeurt in beginsel enkel onder de vorm van anonieme en statistische screening. Enkel wanneer uit deze gegevens anomalieën naar voor komen, zullen de betrokken student geïdentificeerd worden.

Indien er aanwijzingen zijn dat de student de bepalingen van deze policy niet naleeft, zullen echter  uitzonderlijk verdergaande onderzoeksmaatregelen en corrigerende maatregelen worden genomen.


[1] Onder ‘sociale media’ wordt begrepen: het geheel van internettoepassingen dat de creatie en de uitwisseling faciliteert van inhoud, in welke vorm ook, die door de gebruikers zelf gegenereerd wordt.

 

Bij wijze van voorbeeld (niet-limitatief) gaat het om: weblogs, internetfora, sociale netwerksites als Hyves, Facebook en LinkedIn; internetdiensten als Twitter, Netlog en Yammer, fotosites als Flickr, videosites als Youtube, etc.